Les bénéfices, clés d’une gestion de projet stratégique

Êtes-vous capable de détailler les bénéfices de votre dernier projet ? Étaient-ils tangibles ou intangibles ? Soyons honnête, il n’est pas toujours facile de déterminer ni de mesurer les avantages générés par un projet. Pire, certains projets, pourtant livrés à temps et sans surcoût, peinent à montrer les bénéfices engendrés. Voilà pourquoi il est important d’intégrer la gestion des bénéfices à vos pratiques de gestion de projet. Découvrez comment.

Favorisez la création de valeur en définissant les bénéfices

Selon The Standard for Program Management – Third Edition (Project Management Institute, 2012), cité par Joseph A. Sopko et Andrea Demaria, le bénéfice est le résultat d’actions et de comportements qui apportent une utilité, une valeur ou un changement positif au destinataire du projet. Les bénéfices sont donc tangibles ou quantitatifs (par exemple, augmenter la productivité de 15 %) et intangibles ou qualitatifs (par exemple, améliorer la collaboration entre les employés).

Même si les bénéfices intangibles sont parfois peu considérés, ils peuvent jouer un rôle essentiel s’ils sont bien gérés. Taralyne R. Frasqueri-Molina montre à quel point ils peuvent faire une différence en citant l’exemple d’un système d’automatisation d’une salle de conférence. Si ce système n’a pas apporté de bénéfices financiers, la réussite de sa mise en place a certainement renforcé la relation entre l’équipe de projet et les destinataires, et favorisé de futurs contrats.

Déterminer et définir les bénéfices devient donc une façon de se projeter après la phase de livraison du projet et peut même influencer la décision de le lancer. En effet, les améliorations mesurables que sont les bénéfices illustrent les objectifs d’affaires et montrent directement la valeur créée par le projet. Si vous êtes capable d’intégrer les bénéfices dans le cas d’affaires (business case), votre planification stratégique en sera grandement facilitée.


Si vous voulez obtenir des bénéfices, gérez-les


Une fois les bénéfices déterminés et définis, il est important d’intégrer la gestion des bénéfices à la gestion de projet ou de programme.

Dans un premier temps, projetez-vous au-delà des livrables du projet et établissez une distinction entre la capacité du projet à produire des résultats (capabilities) et les effets positifs du projet (benefits). Ces deux notions sont souvent confondues : des millions de dollars sont consacrés à la réalisation de projets, mais très peu d’argent est alloué à la mesure des améliorations apportées par le changement.

Vous pouvez ensuite créer un profil par bénéfice défini, comme le suggère Andrea Demaria, en détaillant sous forme de tableau des observations, des attributions et des éléments de mesure. Vous fournirez ainsi des illustrations concrètes des bénéfices attendus et vous pourrez suivre l’évolution de leur réalisation. Cet exercice est encore plus efficace si vous le couplez avec une communication ciblée.

Les équipes ont en effet l’habitude d’être évaluées sur les coûts, les délais et l’envergure du projet. Sans remettre ces éléments en question, pensez à communiquer également sur les bénéfices. Cela aidera les membres de vos équipes à prendre conscience de la création de valeur. Vous pourriez même élaborer un système de primes en fonction de l’atteinte des bénéfices. C’est un exercice délicat qu’il faut préparer avec soin, mais qui vaut le coup.

En résumé, gérez vos projets ou programmes en tenant compte des bénéfices de manière à les ancrer dans la vision d’affaires de l’entreprise. Cette approche sensibilise également vos équipes à la création de valeur et pourrait même les lancer sur le chemin de l’innovation. Une innovation qui pourrait apporter à son tour de nouveaux bénéfices !